ManageEngine ServiceDesk Plus:
OnPremise vs Cloud

Gdzie siedzi system - to wszystko zmienia

ServiceDesk Plus masz w dwóch wariantach: OnPremise i Cloud. Różnica to nie tylko lokalizacja serwerów. Cloud oferuje więcej funkcji AI/GenAI (Zia generative, AI suggestions, SDP Zia chat). OnPremise daje pełną kontrolę danych, FIPS mode i software metering, czyli funkcje niedostępne w Cloud.

OnPremise - serwer w Twojej infrastrukturze

Instalujesz ServiceDesk Plus na serwerze w Twojej siedzibie lub data center. Ty jesteś odpowiedzialny za:

• Sprzęt serwera (lub maszynę wirtualną)
• Sieć i dostęp (VPN dla zdalnych użytkowników)
• Backupy i disaster recovery
• Aktualizacje i patching bezpieczeństwa
• Monitoring i utrzymanie w czystości bazy danych

Cloud - serwery ManageEngine w chmurze

ManageEngine utrzymuje system na swoich serwerach w data centers globalnych (UE, USA, AU). Ty nie zarządzasz niczym - konfigurować możesz tylko sam system.

• Automatyczne backupy i replikacja
• Aktualizacje co miesiąc bez przestojów
• Certyfikacja ISO 27001, SOC 2, GDPR
• Dostęp z dowolnego IP z całego świata
• Skalowanie automatyczne bez dodatkowych kosztów

Ile naprawdę kosztuje każdy model

Tu się liczy każda złotówka. Większość liczy tylko licencję i zapomina o serwerze, administracji i co roku niespodziewanych kosztach.

OnPremise - rachunek dla 100 techników

• Licencja ServiceDesk Plus Enterprise: ok. 40 000 PLN/rok (cena orientacyjna, sprawdź aktualny cennik ManageEngine)
• Serwer lub VM: 2 000 - 8 000 PLN/rok (amortyzacja + hosting)
• Jedna osoba z IT zajmująca się tym: 25 000 PLN/rok = 12 500 PLN (przeliczając na pół etatu)
• Backupy, disaster recovery, monitoring: 3 000 PLN/rok
• Integracje i dostosowania: 10 000 PLN (jednorazowo)
• Rok pierwszy: ok. 70 500 PLN
• Trzy lata: ok. 210 000 PLN

Cloud (SaaS) - ten sam scenariusz

• Subskrypcja ServiceDesk Plus Cloud: ok. 30 000 PLN/rok (cena orientacyjna, sprawdź aktualny cennik ManageEngine)
• Infrastruktura/serwer: 0 PLN
• Admin/monitoring: prawie zero (email do supportu gdy coś nie wychodzi)
• Backupy: są w cenie
• Integracje: 3 000 - 5 000 PLN (dość proste)
• Rok pierwszy: ok. 35 000 PLN
• Trzy lata: ok. 105 000 PLN

Kiedy OnPremise może być tańsze?

W jednym przypadku: gdy masz już serwery i infrastrukturę, administratora IT na etacie (który zajmie się tym dodatkowo) oraz tych samych pracowników przez 5-7 lat. Wtedy OnPremise znowu się opłaca. W praktyce zdarza się to rzadko.

Bezpieczeństwo i lokalizacja danych

Słyszę to co roku: "Dane w chmurze u obcych, to straszne". Obawy mają sens, ale liczby pokazują coś innego.

Cloud - co ManageEngine robi z danymi

EU Cloud stoi w Irlandii (Dublin) lub Holandii (Amsterdam):

• ISO 27001 - certyfikat bezpieczeństwa informacji
• SOC 2 Type II - zewnętrzny audyt bezpieczeństwa
• RODO - dane przetwarzane w EU, umowa ochrony danych podpisana
• Backupy - minimum 3 kopie w różnych krajach
• Szyfrowanie - w drodze (TLS 1.2+) i na dysku
• DDoS ochrona - przed atakami sieciowymi

OnPremise - pełna kontrola, ale...

• Ty odpowiadasz za bezpieczeństwo serwera
• Ty odpowiadasz za backupy i recovery plan
• Ty patching'ujesz OS i DB w terminie
• Ty monitorujesz dostęp i zmianę haseł
• Ty masz plan awaryjny na wypadek pożaru czy zalania data center

RODO - czy Cloud czy OnPremise?

Oba warianty mogą być GDPR-compliant. ManageEngine Cloud ma podpisaną umowę ochrony danych dla EU. OnPremise też - tyle że u siebie. RODO nie mówi "serwer musi być u nas" - mówi "dane muszą być chronione". Jeśli Twoja organizacja podlega NIS2, sprawdź też wymagania NIS2 dotyczące patch management, dotyczą obu modeli.

Połączenie z Active Directory i resztą systemów

ServiceDesk Plus musi pobrać użytkowników z Active Directory, wysyłać powiadomienia email i łączyć się z innymi systemami. Tutaj Cloud i OnPremise różnią się podejściem.

Cloud - jak połączyć AD

AD Sync Agent to mała aplikacja u Ciebie:

• Agent - instalujesz go na komputerze w sieci, on synchronizuje użytkowników
• Działa dwukierunkowo - zmiana w AD = zmiana w SDP
• Grupy z AD mogą automatycznie przypisać kategorie zgłoszeń
• Nie musisz otwierać portów ani konfigurować VPN-a
• Wspiera Office 365 i Azure AD

OnPremise - AD na tej samej sieci

• Połącz się bezpośrednio z AD w sieci lokalnej
• Szybciej (bez internetu pośrodku)
• Ale SDP musi mieć dostęp do portów AD (ldaps port 636)
• Kilka biur to szybko się komplikuje

Jeśli pracujesz w biurze + dyscyplina, Cloud jest prostszy. Nie radzisz sobie z VPN ani firewall rules - to robi ManageEngine.

Ile czasu trwa wdrożenie

Cloud - 6-8 tygodni od umowy do pracy

• Tydzień 1-2: ustawiasz kategorie, SLA, do kogo trafia co
• Tydzień 2-3: instalujesz Agent, synchronizujesz AD (jeden dzień pracy IT)
• Tydzień 3-4: mailki z powiadomieniami
• Tydzień 4-6: jeśli masz stare tickety, migrujesz
• Tydzień 6-8: szkolisz ludzi, testujesz, uruchamiasz
• Razem: 100-150 godzin pracy (większość to klikanie w interfejsie, 20% to technika)

OnPremise - technicznie 3-4 tygodnie, ale to tylko połowa

• Dzień 1-2: kupić/przygotować serwer, OS, bazę
• Dzień 3: zainstalować ServiceDesk Plus
• Dzień 4-5: ustawić kategorie, SLA (jak w Cloud)
• Dzień 6: połączyć AD (szybciej niż Cloud)
• Dzień 7-10: szkolenia, testy, go-live
• Technika: 60-80 godzin
• Plus czekanie na serwer: jeszcze 2-3 tygodnie

OnPremise szybciej na papierze. W rzeczywistości czekasz na sprzęt i infrastrukturę. Cloud: zamówisz w poniedziałek, zaczynacie we wtorek. Szczegółowy opis całego procesu znajdziesz w artykule o wdrożeniu ManageEngine w Polsce krok po kroku.

Kiedy wybrać każdy model

Wybierz Cloud jeśli:

• Ludzie pracują z biura i zdalnie
• IT ma mniej niż 2 osoby (lub pracują nad czymś ważniejszym)
• Chcesz wiedzieć na koniec roku ile kosztowało - bez niespodzianek
• Używacie Office 365 czy Azure
• IT woliby naprawiać procesy niż patrzeć na serwer
• Liczba pracowników się zmienia sezonowo czy dynamicznie

Wybierz OnPremise jeśli:

• Dane muszą być w Polsce (RODO, regulacje branży)
• Internet jest słaby, ale sieć wewnętrzna jest dobra
• Będziecie tego używać 5+ lat (wtedy się amortyzuje)
• Macie ITowca na etacie, któremu nic więcej się nie robi
• Chcecie bardzo spersonalizować system czy integrować non-standard
• Wszyscy pracują z jednego biura (bez pracy zdalnej)