Inventory vs asset management —
jaka różnica i co wybrać?

Inventory: Co mamy? Gdzie to jest? Asset Management: Co mamy, gdzie jest, ile to kosztuje, kiedy wymienić, kto ma dostęp.

Definicja: Inventory vs Asset Management

Inventory (inwentaryzacja):

• „Do we have it?" — Ile mamy laptopów? Ile monitorów?
• Fizyczne existence — liczysz sprzęt
• Basic tracking — gdzie jest (np. pokój 301)
• No financial info — cena, depreciation
• No lifecycle — kiedy starty, kiedy wymienić

Asset Management (zarządzanie zasobami IT):

• Pełny lifecycle — od purchase do disposal
• Financial tracking — cena, depreciation, TCO
• Owner tracking — kto ma, kto coł dostęp
• Warranty tracking — ile czasu warranty, kiedy się kończy
• Compliance — czy sprzęt jest licencjonowany, czy spełnia bezpieczeństwo
• Planned replacement — kiedy wymienić (EOL planning)

Kiedy wystarczy Inventory, kiedy potrzebujesz Asset Management?

Wystarczy Inventory (SMB, <50 ludzi):

• Mała firma, prosty IT
• Hardware standardowy (wszyscy mają Dell laptop, Lenovo monitor)
• Nie musisz track depreciation (podatek nie wymaga)
• Nie masz stringent compliance requirements

Potrzebujesz Asset Management (Enterprise, >200 ludzi, produkcja, regulated):

• Duża organizacja z complexity
• Multiple locations, wiele IT team
• Financial reporting — musisz znać depreciation
• Compliance (ISO, SOC2, NIS2) — asset tracking obowiązkowy
• EOL planning — planujesz budżet na wymianę sprzętu

Asset Management w praktyce — co śledzisz?

Dla każdego asset:

• Asset ID (unique identifier)
• Type (laptop, server, router)
• Model & serial number
• Purchase date & cost
• Warranty end date
• Owner (who has it)
• Location
• Depreciation schedule (3-5 lat)
• Status (active, in repair, retired)
• License (software licenses tied to it)

CMDB — Configuration Management Database

CMDB to asset management database — zawiera wszystkie IT resources i ich relationships. Laptop jest linked do:

• User (owner)
• OS & installed software (licenses)
• Network (IP address, MAC)
• Incident history
• Warranty contract

CMDB jest core ManageEngine SDP (Enterprise edition). Asset lifecycle manager je module w SDP.

Asset Management metrics

KPI #1: Asset discovery % — czy znacie wszystkie assety? Target: 95%+.

KPI #2: Depreciation accuracy — czy book value (finansowy) jest dokładny? Target: 98%+.

KPI #3: EOL planning — % sprzętu który ma <1 roku do EOL & plan replacement. Target: 80%+ planned.

KPI #4: License compliance — czy liczba licencji zgadza się z installed software? Target: 100% compliance.